EU-Netzwerkprojekt Frankfurt (Oder) und seine Partnerstädte

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Ergebnisse Workshop 14.12.2012

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I. Analyse: Warum konnte die Städtepartnerschaftskonferenz 2012 nicht stattfinden?

 

 Genannte politische Gründe

 

  • schwierige gesamtpolitische Rahmenbedingungen

  • unrealistische Vorgaben der gastgebenden Stadt

  • Bedarf an einer solchen Konferenz ungeklärt

  •  Profil und Inhalt der Konferenz waren nicht mit den Städten abgestimmt

 

Genannte organisatorische Gründe

  • Art und Weise der Einladung war unzureichend

  • Offene Finanzierungsfragen

  • zu geringe personelle Kapazität

     

    II. Formulierung der optimalen Zielstellungen 

 

  1. Städtepartnerschaftskonferenzen finden unabhängig vom den politischen Rahmenbedingungen auf der gesamtstaatlichen Ebene statt. Sie sind Begegnungen der Zivilgesellschaft.

  2. Die organisatorischen und terminlichen Vorgaben der veranstaltenden und gastgebenden Stadt orientieren sich an realistischen Vorgaben.

  3. Der Wunsch nach und der Bedarf an einer solchen Konferenz ist positiv ermittelt.

  4. Zielgruppen der Konferenz sind ermittelt, die  Zielstellung der Konferenz definiert.

  5. Das inhaltliche und das Teilnehmerprofil der Konferenz ist abgestimmt und aktualisiert auch mit den belarussischen Partnern.

  6. Das Einladungsverfahren ist optimiert.

  7. Die Finanzierung der Konferenz ist gesichert.

  8. Die Vorbereitung, Organisation und Abwicklung der Konferenz in der gastgebenden Stadt ist gesichert, das Konferenzteam steht.

  9. Die Ergebnisse des Treffens werden während der Konferenz gesichert, die Nacharbeit zur Konferenz wird durch konkrete Personen übernommen, die Umsetzung der Ergebnisse ist organisiert.

     

    III. Vorschläge für Ideen und Aktionen zur Erreichung der Ziele

    Zu 1)  Ausdrückliche Unterstützung für belarussisch-deutsche städtepartnerschaftliche Zusammenarbeit

    -  Über die ausdrückliche Unterstützung der Durchführung einer solchen Konferenz durch das

       Auswärtige Amt wird informiert, als Ansprechpartner steht der  Länderreferent für Belarus im

          Auswärtigen Amt - Referat 205 (Russland, Ukraine, Belarus, Moldau) zur Verfügung.

 

  • Herausgabe einer Mitteilung zur Durchführung des Workshops

  • Ein gemeinsamer  oder zwei separate Briefe des deutschen Botschafters und des belarussischen Botschafters an die Oberbürgermeister der deutschen und belarussischen Städte mit besonderer Einladung zur Teilnahme an der geplanten zivilgesellschaftlichen  Konferenz

  • Die Partnerschaftsvereine sollen das Gespräch mit den Stadtverwaltungen suchen, auch um ruhende Partnerschaften zu beleben

  • Die lokalen Medien sollen angeregt werden, Artikelserien über die Städtepartnerschaft zu veröffentlichen

  • Die belarussische Botschaft lädt die Bürgermeister der deutschen Städte mit Partnerstädten in Belarus zu einem Treffen in die Botschaft ein. Der belarussische Botschafter besucht die deutschen Partnerstädte, in denen es  Veränderungen (z. B. personeller Art) gegeben hat.

     

    Zu 2)  Realistische organisatorische und terminlichen Vorgaben unter Berücksichtigung der

              interkulturellen Gegebenheiten und Kommunikation

  • Der Termin für eine solche Konferenz wird von der gastgebenden Stadt mit ihrer Partnerstadt abgestimmt.

  • Ein Jahr im Voraus sollte eine Vorabanfrage an die Städte erfolgen, um eine langfristige Terminreservierung zu ermöglichen.

     

 

Zu 3) Bedarfsermittlung

 

  • Im Januar 2013 wird eine Terminabfrage an die Partnerstädte gesandt mit einer Abfrage der Erwartungen an die Konferenz. Die Rückmeldefrist ist 4 Wochen – spätestens der 28. Februar 2013.

  • Geklärt werden sollte, welchen Bedarf an Kommunikation und Vernetzung es gibt.

  •  offen: wie wird die belarussische Seite bei der Bedarfsermittlung und thematischen Wünschen berücksichtigt?

 Zu 4) Zielgruppe und Zielstellung

 

Oberbürgermeister, Stadtverordnetenversammlung (Ratsvorsitzender), verantwortliche Mitarbeiterfür Städtepartnerschaften, gesellschaftliche Organisationen, Partnerschulen, Industrie- und Handelskammern, Jugendorganisationen, (Wirtschaftsunternehmen nach Bedarfsabfrage)

Ziel: Aktive Konstruktivität in der Ausgestaltung des Verbindenden der Beziehungen

Zu 5) Profil der Konferenz

- Erarbeitung eines Konferenzprofils nach der Bedarfsabfrage.

- Erwartungen an die Konferenz werden zu Beginn und zum Abschluss formuliert.

  • Geprüft wird, ob es Begleitveranstaltungen zur Konferenz, z. B. Wirtschaftstag, Jugendforum geben soll.

  • Festlegung des Ortes der nächsten Konferenz.

    - Teilnahme von NRO aus Deutschland und Belarus an der Konferenz organisatorisch und finanziell sichern

  • Anfertigung einer Aufstellung, welche belarussischen NRO in welcher deutsch-belarussischen

    Städtepartnerschaft engagiert sind; dazu Abfrage beim BDWO und ggf. IBB; für die Deutsche Botschaft (Visaerteilung) sowie die Konferenzorganisatoren

  • die Belarussische FG ist bereit, die  Reiseorganisation der belarussischen NRO nach Deutschland zu koordinieren, eine finanzielle Förderung/Sponsoring durch den Klub der Deutschen Wirtschaft in Minsk wird geprüft

     

    Zu 6) Optimiertes Einladungsverfahren

  • Die in deutschen Partnerstädten aktiven NRO werden von den Konferenzveranstaltern gebeten, einen Termin mit dem Bürgermeister ihrer Stadt zu vereinbaren, um mit ihm den Stand der Städtepartnerschaft mit Belarus zu besprechen und über die guten Gründe für die Aktivierung der Partnerschaft und die geplanten Konferenz zu informieren.

  • Auf der Grundlage der Bedarfsermittlung wird ein darauf abgestimmtes Programm mit  einer Einladung unter Beifügung einer Mitteilung über den Workshop und seine positiven Ergebnisse  und Informationsmaterial beizufügen (u. a. Schreiben der Botschafter) versandt.

  • Nach dem Einladungsversand werden alle Städte von den Konferenzorganisatoren freundlich nach- und abtelefoniert.

     

    Zu 7) Finanzierung der Konferenz

    Konferenzteilnahme

  • Klärung einer Fördermittelbeantragung beim Land Brandenburg

  • Klärung möglichen Sponsorings

  • Die Unterkunftskosten der belarussischen Bürgermeister werden von der Assoziation der belarussischen Partnerstädte übernommen

  • Es werden keine Finanzierungen der deutschen Städte für die belarussischen Partnerstädte verlangt (Gefahr der „Abschreckung“)

  • Fördermittel werden von der Stiftung WÖB bereit gestellt; WÖB prüft eine Förderung durch Bosch Stiftung und die Möglichkeit einer Teilfinanzierung aus dem Belarus-Förderprogramm 2013, ggf. Lottomittel, weitere

  • Sponsoringvertrag zur Akquirierung von Sponsoren aus der Wirtschaft

     

    Benannte Einsparungsmöglichkeiten

  • Durchführung der Städtepartnerschaftskonferenz im Rathaus, um gesonderten Mietkosten zu vermeiden

  • Die Begleitveranstaltung „Wirtschaftstag“ findet einen Tag vorher oder zwischen Beginn und Ende der Konferenz statt; dadurch wird eine kostenfreie Nutzung der Räumlichkeiten im Rathaus und/oder kostengünstige in der Universität möglich.

     

    Konferenzpauschalen können in geringer Höhe von den deutschen Teilnehmern (ggf. nur Städte) erhoben werden – in Abhängigkeit von der Gesamtausfinanzierung

     

    Zu 8) Vorbereitung der Konferenz, Konferenzteam

  • Der Arbeitsvertrag des Städtepartnerschaftsbeauftragten der Stadt Frankfurt endet am 28.Februar 2013, die Übernahme dieser Aufgaben durch der/die NachfolgerIn ist zu sichern.

  • Die Stadt Nienburg und der Städtepartnerschaftsverein NiWit werden die  Konferenz aktiv mit vorbereiten und unterstützen.

  • Die Europa-Universität wird mit in die Vorbereitung eingebunden - studentischen Praktikanten werden in das Vorbereitungs- und Durchführungsteam aufgenommen.

    -  offen: Wer ist genau im Konferenzteam?

     

    Zu 9) Nachbereitung und Monitoring

    Die Ergebnisse der Konferenz werden von Frankfurt in Kooperation mit der Universität aufbereitet.

    Die Nachbereitung, Ergebnisumsetzung und weitere Koordination erfolgt durch die AG Belarus des BDWO; Einbindung des Ortes der nächsten Konferenz in die Nach- und Vorbereitung

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